تنظیم دفاتر قانونی همواره با پیچیدگی های خاصی همراه است. به طوری که اگر بر اساس اصول و قواعد و دقت خاص انجام نپذیرد، می تواند مشکلات مالی قابل توجهی را به همراه داشته باشد. لذا بسیاری از سازمان ها و کسب و کارهای مختلف برای تنظیم این دفاتر از دانش افراد خبره در این زمینه استفاده می کنند.
دفاتر مالی به نوعی تعیین کننده ی شفافیت های مالی یک سازمان و یا کسب و کار هستند. بنابراین اطلاعاتی که در آنها درج می شوند باید به طور جزئی و دقیق باشند. این دفاتر نقش کلیدی در تهیه و تنظیم گزارش های مالیاتی و مالی شرکت ها خواهند داشت.
اگر بخواهیم به یکی از مهمترین وظایف حسابدار در یک شرکت اشاره کنیم، می توان از ارائه ی خدمات مالی و تنظیم این دفاتر یاد کرد. دفاتر قانونی توسط مراجع قانونی تعیین شده و در دو نوع دفتر روزنامه و کل ( و گاها دفتر معین) مورد استفاده قرار می گیرند. یکی از روش های کلیدی جهت تنظیم این دفاتر، استفاده از دانش حسابداران کارشناس و حرفه ای در این زمینه می باشد. حسابان آریان چرتکه همراهی معتمد و متخصص در این زمینه می باشد که بهترین نتایج را برای کسب و کارها به ارمغان می آورد.
چرا تنظیم دفاتر قانونی برای کسب و کارها ضروری است؟
همانطور که انجام مشاوره مالی می تواند تاثیر بسزایی بر روی فرایندهای مالی سازمان ها و شرکت ها داشته باشد، تنظیم دفاتر قانونی نیز نقش کلیدی بر روی تصمیم گیری های شرکت و اخذ اطلاعات مالی آن خواهد داشت. اطلاعاتی که در این دفاتر ثبت می شوند مدیران را برای اخذ تصمیمات درست همراهی می نمایند. در واقع کلیه اطلاعات به ثبت رسیده در این دفاتر، تضمین کننده ی عملیات مالی و مالیاتی سازمان مربوطه خواهند بود. برخی از موارد بر ضرورت استفاده و تنظیم این دفاتر دلالت دارند که عبارتند از:
- سهولت بخشیدن به فرایند ارتباط با بسیاری از نهادهای مالیاتی
- رعایت تمامی قوانین و مقررات مالی و مالیاتی
- بررسی و کنترل کلیه هزینه ها
- افزایش میزان اعتماد عمومی
- ارائه اطلاعات صحیح و دقیق با جزئیات قابل فهم
مراحل تنظیم دفاتر قانونی به‌طور دقیق
همانطور که پیش تر نیز اشاره کردیم، تنظیم دفاتر قانونی باید بر اساس دانش و مهارت خاصی انجام بپذیرد. یکی از مهمترین وظایف حسابداران، ثبت تمامی رویدادهای مالی در اسناد حسابداری و درج نمودن آنها در دفاتر قانونی است.
بسیاری از خدمات مالیاتی و مالی کسب و کارها بر اساس این دفاتر رقم می خورند. بنابراین در تهیه و تنظیم آنها باید از دقت بسیار بالایی استفاده کرد. توجه داشته باشید که طی کردن گام به گام مراحل ثبت این دفاتر از اهمیت بسیار زیادی برخوردار می باشد.
مراحل تنظیم این دفاتر عبارتند از:
|
انتخاب نوع دفتر قانونی |
دفتر روزنامه | از این دفتر برای ثبت کلیه اطلاعات مالی روزانه مانند: خرید، فروش، دریافت، پرداخت و … استفاده می شود. |
|
دفتر کل |
کلیه اطلاعات ثبت شده در دفتر روزنامه به طور طبقه بندی شده و با حساب های مشخص و خلاصه شده، به این دفتر منتقل می شوند. |
|
|
دفتر معین |
این دفتر از جمله دفاتر اختیاری است که بسیاری از مشاغل، اقدام به استفاده از آن می نمایند. از این دفتر برای ثبت جزئیات دفتر کل، استفاده می کنند. |
|
|
راهنمای ثبت مشخصات در صفحه اول |
اطلاعات مربوط به شرکت |
ثبت اطلاعاتی مانند نام موسسه یا شرکت، شماره ثبت، کد اقتصادی و … |
|
تاریخ |
تاریخ شروع دقیق سال مالی |
|
|
تعداد صفحات |
در نظر داشته باشید که تعداد و نوع دفاتر باید حتما با توجه به نوع فعالیت و کسب و کار مورد نظر شما انتخاب شود. |
|
|
ثبت در دفاتر |
ثبت دفتر روزنامه |
رویدادها باید کاملا به صورت جداگانه درج شوند. برای هر ثبت به طور جداگانه، مبلغ بدهکار و بستانکار، شرح معامله، شماره سند و … درج گردد. جمع بدهکار و بستانکار در هر صفحه محاسبه شود. |
|
ثبت در دفتر کل |
در پایان هر ماه و یا دوره مالی خلاصه ای از اطلاعات دفتر روزنامه به دفتر کل منتقل شود. اطلاعات باید در حساب های مربوطه درج شود. |
|
|
بستن و پلمپ |
بسته شدن حساب در پایان سال |
مسدودیت حساب های موقت مانند درآمدها و هزینه ها و انتقال آن به حساب سرمایه تهیه صورت سود و زیان و ترازنامه |
| پلمپ دفاتر |
پس از پایان سال مالی و ثبت تمامی اطلاعات باید دفاتر قانونی را پلمپ نمایید. دفاتر باید تا 10 سال نگهداری شوند. |
دفاتر قانونی و اهمیت آنها در گزارش‌دهی مالی
ثبت دفاتر قانونی نقش حیاتی در تنظیم گزارش ها و همچنین گزارش دهی مالی کسب و کارها، دارد. به جرات می توان گفت که دفاتر قانونی قلب تپنده ی هر سیستم حسابداری به شمار می روند. بنابراین فرقی ندارد که در یک کسب و کار کوچک فعال بوده و یا مدیر توانمند یک بیزینس بزرگ هستید. به هر حال استفاده از دفاتر قانونی اهمیت زیادی در گزارش دهی مالی شما خواهد داشت. اهمیت استفاده از این دفاتر در گزارش دهی مالی عبارتند از:
- مطابقت فعالیت شرکت و یا سازمان با استانداردهای ملی و بین المللی حسابداری
- افزایش توانایی شرکت ها برای محاسبه مالیات به طور دقیق و جلوگیری از جرایم مالیاتی
- برخورداری از ابزار نظارتی و کنترلی بر روی عملکرد مالی شرکت یا سازمان
- مستند دقیق و شفاف از تمامی تراکنش های مالی
- ایجاد شرایط مطلوب جهت تصمیم گیری های آگاهانه در مورد کسب و کار
- اسناد معتبر در مراجع قضایی برای اثبات ادعا
تنظیم دفاتر قانونی در شرکت‌های کوچک و متوسط
دفاتر قانونی در شرکت های کوچک و متوسط چگونه است؟ تحریر این دفاتر با پیچیدگی خاصی همراه نیست. نکته اینجاست که برای تنظیم آنها باید از دقت و تمرکز بسیار بالایی برخوردار باشید. چرا که وجود اطلاعات اشتباه در این دفاتر می تواند مشکلات جدی و غیر قابل بازگشتی را برای شرکت ها به همراه داشته باشد. البته کسب و کارهایی که به عنوان یک بیزینس پرکار و بزرگ شناخته می شوند، قطعا با پیچیدگی ها و دشواری های بیشتری مواجه خواهند بود.
اهمیت تنظیم دقیق این دفاتر، افزایش استفاده از خدمات حسابداری تجاری را برای سازمان ها به همراه داشته است. از این رو در بسیاری از کسب و کارهای بزرگ و متوسط شاهد استفاده از خدمات حسابداران فعال و زبده خواهیم بود.
نحوه تنظیم دفاتر قانونی برای مشاغل
نحوه تنظیم این دفاتر و انجام خدمات حسابداری به این ترتیب است که باید تمامی تراکنش های اقتصادی و اطلاعات مالی با توجه به تاریخ وقوع، در دفاتر حسابداری ثبت گردند. لازم به ذکر است که هیچگونه خطایی در ثبت این اطلاعات جایز نیست. با توجه به اینکه این دفاتر بر روی حسابداری قانونی موثر هستند و اساس گزارش های مالیاتی و مالی را تشکیل می دهند باید به طور دقیق و اصولی تنظیم گردند.
تاثیر تنظیم دفاتر قانونی بر سلامت مالی کسب و کار
تنظیم دفاتر قانونی تاثیر بسزایی بر روی سلامت مالی شرکت ها خواهند داشت که عبارتند از:
- جلوگیری از بروز جریمه های مالی و مالیاتی
- ارزیابی وضعیت مالی کسب و کار
- تصمیم گیری های هوشمندانه برای انجام سرمایه گذاری های مناسب
- ایجاد اعتماد در بین اعضا و همچنین مخاطبین کسب و کار
چگونه از اشتباهات رایج در تنظیم دفاتر قانونی جلوگیری کنیم؟
مهمترین راهبرد برای جلوگیری از اشتباهات رایج در تنظیم این دفاتر، استفاده از خدمات حسابداری اداری و تجاری و … است. افرادی که در این زمینه از دانش حرفه ای برخوردار هستند، به تمامی مراحل تنظیم دفاتر قانونی تسلط داشته و از بروز مشکلات جدی جلوگیری خواهند کرد. برای کسب اطلاعات بیشتر و دریافت مشاوره رایگان و تخصصی می توانید با شماره تماس 02133334000 ارتباط برقرار کنید.
