چک لیست حسابداری کسبوکارهای کوچک
مدیریت امور مالی در هر کسبوکار، از مهمترین وظایف مدیران است و نباید صرفاً به اجبار قانون انجام شود. برای ادارهی درست امور مالی در شرکتهای کوچک، داشتن یک برنامهی واقعبینانه همراه با بودجهبندی دقیق، اولین گام است.
ثبت منظم معاملات، بررسی مداوم نتایج مالی و نگهداری دقیق سوابق، از اصول اساسی در مدیریت صحیح مالی محسوب میشود. برای ارزیابی سلامت مالی هر شرکت، سه گزارش مالی اصلی وجود دارد:
۱. ترازنامه
۲. صورتحساب سود و زیان
۳. صورت جریان وجوه نقد
کارها را در چه بازهی زمانی باید انجام داد؟
چکلیستی که در ادامه آمده، بازههای زمانی و مهلت انجام هر فعالیت حسابداری را مشخص میکند تا بتوانید روند کاری شرکت را منظمتر پیش ببرید و برای گزارشهای مالیاتی آماده باشید.
الف) وظایف حسابداری روزانه
۱. بررسی وضعیت نقدینگی
نقدینگی حیاتیترین عامل بقای کسبوکار است. هر روز کاری را با بررسی میزان نقدینگی شرکت شروع کنید.
باید بدانید در هفته و ماه آینده چه مبالغی وارد شرکت میشود و چه بدهیهایی باید پرداخت شوند.
ب) وظایف حسابداری هفتگی
۲. ثبت معاملات
تمامی معاملات از جمله صدور فاکتور برای مشتریان، دریافت وجه، و پرداخت به فروشندگان را ثبت کنید.
میتوانید از اکسل یا نرمافزارهای حسابداری استفاده کنید؛ نرمافزارها با دقت و گزارشهای جامع، ارزش هزینهکرد را دارند.
۳. حفظ فاکتورها و اسناد مالی
همهی فاکتورها، رسیدها و مدارک مالی را مرتب نگهداری کنید. برای مشتریان و فروشندگان پوشههای جداگانه تهیه کنید و آنها را بر اساس حروف الفبا یا تاریخ مرتب کنید.
نرمافزارهای حسابداری میتوانند این فرایند را خودکار و سریع کنند.
۴. بررسی صورتحسابهای پرداختنشده
پوشهای مخصوص برای فاکتورهای پرداختنشده داشته باشید و تاریخ صدور، مبلغ و مهلت پرداخت هرکدام را مشخص کنید.
با این کار از تخفیفهای فروشندگان بهرهمند شده و نظم مالی بهتری خواهید داشت.
۵. پرداخت بهموقع بدهیها
پرداختها را طبق زمانبندی انجام دهید تا از جرایم دیرکرد جلوگیری شود و روابط کاری سالمی با فروشندگان داشته باشید.
۶. صدور و ارسال فاکتور برای مشتریان
برای دریافت وجه از مشتریان برنامهریزی کنید. اکثر فاکتورها در بازهی ۳۰ روزه پرداخت میشوند.
برای جلوگیری از تأخیر در پرداختها، قالب فاکتور شما باید شامل جزئیات پرداخت، شماره حساب و شرایط تسویه باشد.
۷. بررسی جریان وجوه نقد پیشبینیشده
پیشبینی کنید چه مقدار وجه نقد در هفته یا ماه آینده نیاز دارید تا بتوانید پرداختهای حقوق، بدهیها و هزینهها را مدیریت کنید.
ج) وظایف حسابداری ماهانه
۸. بررسی صورتحسابهای بانکی
هر ماه، حساب بانکی شرکت را بررسی کنید تا در صورت وجود مغایرت یا خطا، بهموقع اصلاح شود.
۹. کنترل حسابهای دریافتنی قدیمی
فهرستی از مشتریانی که هنوز تسویه نکردهاند تهیه کنید و با آنها برای پرداخت هماهنگ شوید.
۱۰. تحلیل موجودی کالا
محصولات پرفروش، کمتحرک یا بدون گردش را شناسایی کنید تا برای خرید و نگهداری موجودی تصمیم بهتری بگیرید.
۱۱. بررسی حقوق و مالیات
قبل از پرداخت حقوق، لیست حقوق و دستمزد را دقیق بررسی کنید و از نرمافزارهای حسابداری برای جلوگیری از خطا استفاده کنید.
۱۲. تحلیل سود و زیان
صورت سود و زیان ماهانه را با ماه مشابه در سال قبل مقایسه کنید تا تغییرات درآمد و هزینه مشخص شود.
اگر بودجه مشخصی دارید، اعداد واقعی را با بودجه مقایسه کنید تا انحرافات مالی را تشخیص دهید.
۱۳. مقایسه ترازنامه
ترازنامهی ماه جاری را با ماههای قبل مقایسه کنید تا تغییرات در داراییها و بدهیها مشخص شود و دلایل آن را بررسی کنید.
د) وظایف حسابداری فصلی
۱۴. بازبینی سود و زیان فصلی
در پایان هر فصل، سود و زیان واقعی شرکت را بررسی و علت اختلاف با پیشبینیها را تحلیل کنید.
۱۵. گزارش سهماههی حقوق و دستمزد
مجموع پرداختهای سهماهه را بررسی کنید تا تصویر بهتری از هزینههای پرسنلی به دست آورید.
۱۶. مالیات بر ارزش افزوده
در پایان هر فصل باید گزارش مالیات بر ارزش افزوده را آماده و به سازمان امور مالیاتی ارسال کنید.
۱۷. ارسال گزارش معاملات فصلی
بر اساس ماده ۱۶۹ قانون مالیاتهای مستقیم، تمام معاملات هر فصل باید در سامانهی مالیاتی ثبت شوند؛ عدم انجام این کار منجر به جریمه خواهد شد.
هـ) وظایف حسابداری سالانه
۱۸. بررسی حسابهای دریافتنی
در پایان سال، وضعیت حسابهای دریافتنی را بازبینی کنید و برای مشتریان بدحساب برنامهریزی قانونی داشته باشید.
۱۹. بررسی موجودی پایان سال
ارزش کالاهای فروشنرفته را مشخص کنید تا بتوانید کسورات مالیاتی را دقیق محاسبه کنید. در غیر این صورت، مالیات بیشتری پرداخت خواهید کرد.
۲۰. بررسی و تأیید گزارشهای مالی سالانه
تمام گزارشهای مالی باید قبل از امضای اظهارنامه مالیاتی با دقت بررسی و تأیید شوند تا از بروز مشکلات احتمالی با ممیزان جلوگیری شود.
در صورت داشتن هرگونه سؤال، انتقاد یا پیشنهاد میتوانید با ما در تماس باشید.
