پلمب دفاتر قانونی چیست؟ راهنمای کامل دفاتر روزنامه، کل و دارایی
یکی از مهمترین وظایف مالی هر شرکت، انجام پلمب دفاتر قانونی است. تمامی شرکتها و بنگاههای اقتصادی باید پیش از شروع سال مالی جدید، دفاتر خود را از طریق اداره ثبت شرکتها پلمب کنند تا امکان ثبت دقیق و قانونی رویدادهای مالیشان فراهم شود. در ادامه با مفهوم دفاتر قانونی، نحوه پلمب و مدارک لازم برای آن آشنا میشویم.
دفاتر قانونی چیست و شامل چه دفترهایی میشود؟
دفاتر قانونی شامل سه دفتر اصلی زیر است:
۱. دفتر روزنامه
در دفتر روزنامه، تمامی رویدادهای مالی روزانه مانند دریافتها، پرداختها، فروش، خرید و سایر معاملات به ترتیب تاریخ ثبت میشود.
۲. دفتر کل
در پایان هر هفته یا ماه، خلاصه اطلاعات ثبتشده در دفتر روزنامه به دفتر کل منتقل میشود تا وضعیت حسابهای مختلف (مانند بدهکار، بستانکار و سود و زیان) مشخص شود.
۳. دفتر دارایی
این دفتر شامل فهرست کامل داراییها و بدهیهای شرکت تا پانزدهم فروردین سال بعد است. داراییها شامل اموال منقول و غیرمنقول، مطالبات و سایر داراییهای مالی میباشد.
🔹 نکته: دفتر اندیکس (ثبت نامهها و مکاتبات) جزء دفاتر قانونی محسوب نمیشود و نیازی به پلمب ندارد.
پلمب دفاتر قانونی یعنی چه؟
پلمب دفاتر قانونی به معنی مهر و امضای دفاتر حسابداری توسط نماینده رسمی اداره ثبت شرکتهاست.
هدف از این کار، جلوگیری از تقلب، حذف یا جابجایی اسناد مالی است. دفاتر قانونی تنها در صورتی معتبر و قابل استناد هستند که:
-
پیش از استفاده توسط اداره ثبت امضا و شمارهگذاری شده باشند؛
-
دو سر قیطان دفتر با مهر وزارت دادگستری ممهور و منگنه شده باشد؛
-
اظهارنامه پلمب دفاتر نیز تکمیل و تأیید شده باشد.
در صورت عدم پلمب، دفاتر شرکت فاقد اعتبار قانونی بوده و نمیتواند در زمان رسیدگی مالیاتی مورد استناد قرار گیرد.
زمان مناسب برای پلمب دفاتر قانونی
-
شرکتها باید حداکثر تا یک ماه پس از پایان سال مالی نسبت به پلمب دفاتر جدید اقدام کنند.
-
بهتر است پلمب دفاتر پیش از پایان سال مالی جاری انجام شود تا برای سال مالی آینده آماده باشد.
-
شرکتهای تازهتأسیس موظفاند حداکثر تا ۳۰ روز پس از ثبت شرکت، دفاتر خود را پلمب کنند.
-
در صورت ضبط یا مفقود شدن دفاتر، مودی باید ظرف یک ماه دفاتر جدید را پلمب کند.
مدارک لازم برای پلمب دفاتر قانونی
اشخاص حقوقی (شرکتها)
-
فرم تقاضای دفاتر قانونی (تکمیلشده در سامانه اینترنتی)
-
کپی شناسنامه و کارت ملی مدیرعامل
-
مهر شرکت
-
آخرین آگهی تغییرات ثبتی شرکت منتشرشده در روزنامه رسمی
اشخاص حقیقی (کسبوکارهای فردی)
-
کپی پروانه کسب
-
کپی کارت ملی
-
فرم تکمیلشده اظهارنامه پلمب
مراحل پلمب دفاتر قانونی
پلمب دفاتر بهصورت اینترنتی و از طریق سامانه ثبت شرکتها انجام میشود:
۱. ورود به سامانه
به آدرس irsherkat.ssaa.ir مراجعه کرده و از قسمت «پلمب دفاتر تجاری» وارد شوید.
۲. تکمیل اطلاعات
اطلاعات مربوط به شخص یا شرکت شامل شناسه ملی، سال مالی، نشانی و اطلاعات تماس را بهدقت وارد کنید.
۳. دریافت کد رهگیری
پس از تایید اطلاعات، کد رهگیری برای ادامه مراحل صادر میشود.
۴. ارسال مدارک
اظهارنامه پلمب را پرینت گرفته و به همراه سایر مدارک از طریق اداره پست به نشانی اداره ثبت شرکتها ارسال کنید.
۵. پرداخت هزینه و دریافت دفاتر
پس از بررسی مدارک، دفاتر پلمبشده به آدرسی که در سامانه ثبت کردهاید ارسال میشود.
اهمیت دقت در پلمب دفاتر
اگر دفاتر قانونی بهدرستی پلمب و نگهداری نشوند، ممکن است در زمان رسیدگی مالیاتی با مشکلاتی مانند:
-
رد دفاتر توسط ممیز مالیاتی
-
جرایم مالیاتی سنگین
-
عدم پذیرش هزینهها یا زیانهای اعلامشده
روبهرو شوید. به همین دلیل، بسیاری از شرکتها انجام مراحل پلمب را به مؤسسات مالی و حسابداری معتبر میسپارند تا تمام مراحل بهصورت اصولی و بدون خطا انجام شود.
جمعبندی
پلمب دفاتر قانونی یکی از پایههای اصلی حسابداری و مالیات در شرکتهاست. بدون این دفاتر، هیچ سند مالی در مراجع قانونی اعتبار ندارد.
بنابراین توصیه میشود پلمب دفاتر را پیش از شروع سال مالی جدید انجام داده و نگهداری آنها را با دقت و نظم کامل ادامه دهید.
اگر زمان یا تجربه کافی برای انجام این فرآیند ندارید، میتوانید از خدمات مؤسسات حسابداری معتبر استفاده کنید تا امور مالیاتیتان بدون دردسر انجام شود.
